Efficacité au bureau

10 Conseils pour être plus efficace au bureau

1. Arrêter de procrastiner

Évitez de remettre à plus tard. Vous gagnerez en confort de travail. La pression sera moins forte si nous écauons les missions ou projets les moins intéressant ou les plus fastidieux. Vous gagnez en sérénité. (voir article La procrastination).

 

 

2. Listez vos tâches

Listez ce qui est "à faire", "à différer", "à déléguer", "à jeter". Distinguez les travaux urgents et les travaux importants, c'est à dire ceux dont la réalisation est indispensable au bon fonctionnement de l'entreprise.

 

 

 3. Priorisez vos tâches

Ensuite, parmi l’ensemble des tâches que vous avez listées, certaines sont plus importantes que les autres.

 

Classez toutes vos tâches par ordre de priorité.

 

 

Pour créer des listes, vous pouvez le faire à l’ancienne avec du stylo et du papier, mais voici certains outils et applications qui vous permettront de conserver des copies digitales de vos listes et de les synchroniser entre plusieurs appareils :

 

Trello

Andy.do

Todoist

Wunderlist va bientôt disparaître, racheté par Microsoft ayant décidé de la remplacer par une toute nouvelle : To-Do 


 

Google Keep

 

(Dans un prochain article, je vous ferai une présentation de ces outils)

 

 

Avoir sur le coin du bureau une liste de tâches que l’on barre au fur et à mesure de la journée est donc un excellent moyen d’être  efficace au travail.

 

 

4. Alterner les types de tâches

Si on passe trop longtemps sur la même activité, on finit par se lasser. On travaille alors moins vite, et surtout moins bien. Changer de type de tâche apporte une bouffée d’air frais et permet d’utiliser d’autres ressources. 

 

 

5. Notez tout !

Ne chargez pas votre mémoire ! Si on vous demande quelque chose, faites une listes des actions à réaliser sur une liste ou un logiciel de gestion de tâche (vu au dessus). Et si on demande de produire un travail, prenez des notes immédiatement pour ne rien oublier, afin de pouvoir revenir dessus plus tard. 

 

Parce qu’on pense toujours aux choses au mauvais moment, mais que c’est terriblement frustrant ensuite de chercher à retrouver cette idée qu’on a oublié ce qui diminue votre efficacité…Et aussi parce qu’une des principales causes du multi-tâches est qu’on laisse tomber notre travail en cours à chaque fois qu’on pense à une autre chose qu’on doit faire, par peur de l’oublier justement…

En notant cette nouvelle tâche, on permet à notre cerveau de se reconcentrer sur le travail en cours… pour le terminer ! 

 

6. Pas de distractions 

La distraction est le pire ennemie de l'efficacité. Donc évitez de vous laisser distraire par les alertes mails, les média sociaux, le smartphone... (voir les articles la procrastination et gérer ses mails).

 

7. Travaillez avec un bon matériel

Un Pc puissant, une bonne chaise, un bon écran, à la bonne hauteur, un disque dur externe, une bonne souris ... vous permettront de gagner quelques secondes précieuses qui vont au final vous faire gagner du temps en fin de semaine.

 

Analysez tout ce qui vous "ralenti" ou ce qui vous fait perdre du temps au quotidien, et essayez de trouver des solutions pour aller plus vite ! 

8. Évitez le désordre

Il est difficile 'être productif dans un environnement désordonné. Ne gardez sur votre bureau que l'essentiel. Faites disparaître tout objet, dossier ou document que vous n'utilisez pas quotidiennement...

Rangez, triez, jetez régulièrement.

 

Le désordre digital peut être tout aussi nuisible. Assurez-vous d'organiser efficacement vos fichiers et document digitaux sur votre ordinateur et disque dur externe pour être en mesure de les retrouver facilement.

 

Ajoutez, un touche de verdure avec une plante vertes et exposez votre bureau à la lumière naturelle.

9. Faites des pauses

Indispensable pour être efficace, les pauses permettent de refaire le plein d'énergie (aussi bien physique que mentale).

S'aérer la tête permet de prendre du recul sur les petits blocages du quotidien. C'est aussi l'occasion de faire le point sur vos priorités.

10. Externalisez et déléguez

Vous pouvez devenir plus productif en déléguant certains tâches. Revenez à votre spécialité, cultivez vos forces et déléguez le reste (S'oclic peut vous aider)

 

Et vous, quelles méthodes utilisez-vous pour être efficace, plus productif au bureau ?

 

 

Partagez avec nous vos astuces et conseils dans les commentaires.

 

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