Gérer ses mails

Répondre systématique et en temps réel à tous les mails ! C'est l'idéal pour se disperser et perdre du temps. Je vous donne quelques conseils pour bien gérer votre messagerie.

 

1. Notification automatique des messages

 

Désactivez la notification automatique des messages arrivés afin de ne plus être perturbé par les messages et faire du « Multitâches » qui au final nuit à votre productivité.

 

2. Plages de temps

Il faut avant tout fixer des moments dans son planning pour gérer les mails.
Par exemple : le matin en arrivant au travail, en fin de matinée, après le déjeuner et en fin de journée.

Lorsque vous ouvrez vos mails lors de ces plages de temps, deux possibilités s'offrent à vous : y répondre immédiatement lorsque la réponse est simple (et qui ne prend pas plus 5 à 10 minutes), ou accuser réception des mails plus compliqués et planifier un moment pour y répondre. En indiquant à votre interlocuteur le délai de votre réponse, cela évite les mails de relance.

 

Respectez le temps des autres, n'envoyez pas de mails à des heures indues : après 18h, la nuit, le week-end… en bref, pendant le temps dit "privé" de ses collaborateurs ou collègues. Il ne s'agit là que d'un signe de désorganisation. Il existe une fonction nommée "livraison différée" dans certaines messageries.

 

 

3. Classement des mails

 

Lisez rapidement vos mails et décidez immédiatement de ce que vous devez en faire : Classez / Supprimez / Répondez si la réponse est simple (et qui ne prend pas plus 5 à 10 minutes). Ne laissez pas votre boite de réception pleine.


Pour le classement : créez des répertoires : vu dans l'article « organiser et optimiser sa boîte mail ».

 

 

4. Message d'absence

 

Et si vous devez être absent(e) du bureau pour une période prolongée (plus d'un jour), prévoyez une réponse automatique qui précise la date de votre retour et la personne à contacter en cas d'urgence.

 

 

5. Signature automatique

On n’y pense pas toujours mais une signature automatique de mail peut vous faire gagner du temps surtout si envoyez beaucoup de mails dans la journée ou la semaine. Quand vous signez vos mails avec « Nom prénom, téléphone » à chaque fois que vous envoyez un mail, vous perdez un temps fou !!! Alors qu’en deux clics, hop c’est fait.

 

6. Poids des messages

 

Il existe des services pour envoyer vos pièces jointes volumineuse.

- WeTransfer ( je l'utilise souvent)

 

Le service en ligne gratuit WeTransfer est simple d'utilisation, il suffit de renseigner les adresses mail des destinataires et de sélectionner les documents à partager.

 

Cet outil vous permet simplement de  transférer des fichiers et des dossiers à hauteur de 2 Go.   

 

- Dropbox
Il vous offre la possibilités de stocker, de partager et de synchroniser automatiquement des fichiers.

L'outil est accessible depuis le navigateur web, une application de bureau ou  mobile. La version gratuite de Dropbox propose un nombre de partages illimité depuis les applications ainsi qu'un stockage de 5 Go. 

 

- Google Drive
La création d'un compte Gmail offre l'accès aux outils Google, ce qui inclut son outil de cloud : Google Drive. Son fonctionnement est très similaire à Dropbox. La version gratuite de Google Drive offre un stockage de 15 Go reparti entre le outil Google (Drive, Gmail, Google Photos) et autorise les partages de fichiers jusqu'à 10 Go.

 

Il en existe bien d'autres...

 

 

7. Décrochez votre téléphone

 

Certaines discussions par mails interposés ont tendance à s'éterniser plus que de raison. Et s'il n'était pas plus simple et plus rentable de décrocher votre téléphone....

 

 

 

Et vous, quelle est votre méthode pour gérer vos mails ?

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