Mails professionnels

Sept erreurs à ne pas commettre dans vos mails professionnels

Devenus incontournables, les mails sont rapides, pratiques mais ils engagent votre professionnalisme.

 

1. Négligez pas l’objet du mail
L’objet constitue le premier contact avec votre interlocuteur. Un objet explicite permettra à votre interlocuteur de connaître avant même de l’ouvrir le contenu du mail et son caractère d’urgence. Plus vous serez explicite et clair, moins vous aurez de chances de finir à la poubelle avant même d’être lu. 

 

2. Dites bonjour et une seule fois

Un bon mail débute, de la même façon qu’une conversation, par une salutation.

« Bonjour Monsieur », « Chère Madame », accolé au nom de la personne,

l'important est de faire simple et direct.

 

 

Mais que faire en cas d'échanges répétés avec une même personne au cours d'une même journée ? 

 

Commencer systématiquement votre mail par "Bonjour" reviendrait à la croiser à plusieurs reprises dans les couloirs et à lui souhaiter bonjour à chaque fois. Si vous avez croisé ou appelé une personne avant de lui envoyer un mail, ne lui souhaitez pas de nouveau bonjour ! Bannissez les très laids "Re" ou "Re bonjour" et contentez-vous de débuter par le prénom de votre interlocuteur, ou par un "Madame" ou un "Monsieur" si la distance est plus grande.

 

 

3. Évitez les abréviations

Si nous avons l'habitude de les utiliser pour un SMS, il faut les proscrire des mails : "rdv, ns, vs, cdt, bjr, qqch, cad..." et bien d'autres. 

 

4. Pas d'effet de style

Restez sobre, même si cela paraît un peu triste. Choisissez une typographie classique et lisible. Évitez toute forme d'humour. L'interlocuteur peut facilement passer à côté ou se vexer.


5. N'écrivez pas un roman

Dès le premier paragraphe, votre interlocuteur doit vous avoir situé et avoir compris votre attente.
Le vocabulaire doit être simple, accessible, exempt de termes techniques et d’abréviations. Pensez également à l’interligne et au saut de ligne : votre message respirera bien mieux et votre interlocuteur aussi.

 

La dernière phrase doit indiquer à votre destinataire ce que l'on attend de lui ou la suite que l'on compte donner au message.

 

6. N'oubliez de signer

Même si votre nom apparaît probablement dans la boîte mail de votre interlocuteur, négliger la signature des mails est une erreur fréquente. Les formules de politesse restent réservées aux lettres manuscrites, choisissez plutôt les inconditionnels « cordialement », « sincèrement » et « bien à vous » qui éviteront une conclusion trop sèche.
Veillez à signer de votre nom complet et non par des initiales. Vous pouvez également ajouter le nom de la société dans laquelle vous travaillez, ainsi que vos coordonnées pour faciliter le contact. Et si vous, mettez en place une signature automatique ! 


7. Relisez vous

Reste plus qu’à relire soigneusement votre mail avant de l’envoyer. Si vous avez suivi ces conseils, il serait dommage de ne pas effacer les éventuelles fautes de frappe et d’orthographe. Ou d'oublier de joindre une pièce, d'oublier un destinataire.

 

 

 

Et dans tous les cas, pensez à vous adapter à votre destinataire ! 

 

 

 

 

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