Organiser et optimiser sa boîte mail

1. Séparez les sphères privée et professionnelle
Pour ne pas être surchargé par des mails privés, je vous conseille de créer des adresses différentes :

  • une réservée aux amis et proches
  • une autre pour recevoir les offres commerciales ou que vous utiliserez pour les signatures de blogs ou de forums par exemple.
  • une adresse spéciale pro

Les mails qui arrivent dans notre boîte de réception ne sont pas tous égaux 

  • certains sont inutiles
  • d’autres contiennent des informations
  • certains nécessitent une réponse immédiate
  • d’autres nécessitent une réponse plus ou moins rapide
  • certains contiennent des actions à effectuer immédiatement
  • d’autres contiennent des actions à effectuer plus ou moins rapidement


Ne jamais refermer un mail sans l’avoir géré : 

  • si le mail est inutile, le supprimer
  • si la réponse prend moins de 5 minutes y répondre
  • sinon le classer dans un dossier

 

2. Créer des dossier

Qui n'a pas déjà perdu un temps précieux à rechercher un mail ? Lorsque vous ne vous souvenez plus avec précision de l'objet ou du contenu, la recherche peut rapidement devenir un casse-tête.

 

Une astuce simple consiste à créer votre dossier.

 

Mais, un mail peut contenir souvent plusieurs sujets et n’a pas sa place dans un seul dossier. Il est donc difficile de trier ses mails par sujet alors qu’il est beaucoup plus simple de le faire par statut.


Boîte de réception : ici, les e-mails ne doivent pas rester plus longtemps que le temps nécessaire pour les déposer dans un autre dossier
Aujourd'hui : tout ce qui nécessite une réponse aujourd'hui (vous le mettrez donc à jour chaque  jour)
Cette semaine : tout ce qui nécessite une réponse avant la fin de la semaine
Mois : tout ce qui nécessite une réponse à plus long terme

 

OU

urgent, à répondre, à classer, à conserver, à effacer après lecture 

 

À vous de trouver la classification qui vous correspond le mieux. Vous pouvez même utiliser des codes couleurs.

 

 

3.Trier régulièrement votre boîte mail

NEWSLETTERS :Désabonnez-vous aux newsletters inutiles que vous ne lisez jamais.

Jetez définitivement les publicités, les mails qui n'apportent aucune information vous concernant directement, de même que les premiers mails d'une série d'échanges : ne conservez que le dernier après avoir vérifié que tout l'historique est là.

SPAMS : Activez un filtre anti-spam qui protègera la boîte mail en orientant automatiquement les spams vers un dossier "courrier indésirable". "Balayez" quand même très rapidement ce dossier avant de supprimer définitivement son contenu : il peut arriver que des messages soient identifiés à tort comme spams.

Supprimez les courriers indésirables et videz au moins 1 fois par semaine la corbeille.

 

 

 

4. Créer une signature automatique

 

Pour ne pas avoir à taper systématiquement vos coordonnées personnelles à chaque fois que vous rédigez un mail, simplifiez-vous la tâche en utilisant la signature automatique.

La signature automatique est un texte court personnalisé ajouté automatiquement à la fin des mails. C'est l'équivalent de votre "carte de visite sur le web".

 

La signature automatique contient généralement les informations sur vous, en tant qu'expéditeur : vos nom et prénom, votre fonction au sein de la société, le nom de votre entreprise, vos numéros de téléphone, adresses postale et mail, logo de l'entreprise. Sous forme de texte et/ou d'image, la signature peut aussi comporter des liens : adresse du site, du blog, de réseaux sociaux de votre entreprise.

 

 

5. Créer des messages automatiques

Vous partez en vacances quelques semaines ? Vous vous absentez du bureau quelques jours ? Pour éviter les malentendus et parer aux éventuelles urgences, il est fortement conseillé d’activer le répondeur automatique (ou gestionnaire d’absence) de votre boîte mail.

 

Le message d’absence que vous rédigez doit être court et clair. Il doit aller à l’essentiel : prévenir de votre absence et annoncer la date de votre retour et éventuellement leur donner un contact en cas d'urgence.

 

 

 

 

 

 

 

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